Wat kost maatwerksoftware in 2026? Een eerlijk antwoord met echte bedragen.

Vraag tien bureaus wat maatwerksoftware kost en je krijgt negen keer hetzelfde antwoord: dat hangt ervan af. Dat klopt ook, maar je koopt er weinig voor als je intern een budget moet aanvragen. Daarom leggen we in dit artikel uit welke factoren de prijs echt bepalen en waarom zoveel partijen liever geen bedragen noemen. En we noemen de bedragen die we wel hard kunnen maken: onze eigen vaste prijzen.

Drie categorieën, met bedragen die we kunnen onderbouwen.

Marktbrede bandbreedtes ga je in dit artikel niet vinden. Prijzen verschillen zo sterk per bureau, aanpak en samenstelling van het team dat elk gemiddelde vooral schijnzekerheid geeft. Wat we wel kunnen doen: de drie categorieën beschrijven die je in de praktijk tegenkomt, met onze eigen vaste prijzen als concreet referentiepunt.

• Een kleine tool of mvp. Denk aan een intern dashboard, een offertegenerator of een planningstool voor één team. Bij ons vanaf € 9.500, werkend binnen 2 à 3 weken.
• Een volwaardige applicatie. Meerdere gebruikersrollen, koppelingen met andere systemen en een echte beheeromgeving. Bij ons vanaf € 24.500, werkend binnen maximaal 6 weken.
• Enterprise of pakketvervanging. Hier vervang je een kernsysteem of bouw je software waar de hele organisatie op draait. Dit doen we op aanvraag, omdat de scope eerst echt helder moet zijn.

Freelancers en offshorepartijen hanteren vaak heel andere tarieven. Dat kan prima uitpakken, maar reken dan op meer eigen regie en op grotere verschillen in kwaliteit, documentatie en overdraagbaarheid. De volledige opbouw van onze prijzen vind je op de prijzenpagina.

Vier factoren die de prijs echt bepalen.

Waarom kost de ene applicatie een veelvoud van een andere die er op het eerste gezicht op lijkt? Meestal komt het neer op vier dingen.

Koppelingen. Elke integratie met je boekhoudpakket, CRM of voorraadsysteem kost bouwtijd en testtijd, en moet onderhouden worden zodra de leverancier iets wijzigt. Kies daarom bewust welke koppelingen in de eerste versie echt nodig zijn; de rest kan later altijd nog.

Rollen en rechten. Een tool voor vijf collega’s met dezelfde rechten is iets heel anders dan een applicatie met een klantportaal, beheerdersrollen en goedkeuringsflows. Elke extra rol betekent extra schermen, extra logica en extra testwerk.

Compliance. Verwerk je persoonsgegevens of zet je AI in, dan stellen de AVG en de AI-act eisen aan logging, dataminimalisatie en uitlegbaarheid. Dat is goed te doen als het vanaf dag één wordt meegenomen, en duur als het achteraf moet worden ingebouwd. Overweeg je AI, lees dan ook Hoe AI-ready is jouw organisatie? met vijf vragen om jezelf te stellen.

Migratie. Bestaande data en lopende processen meenemen naar het nieuwe systeem is vaak het meest onderschatte deel van de begroting. Wij implementeren terwijl de business doordraait; hoe je zoiets aanpakt zonder de boel stil te leggen, beschrijven we in Legacy vervangen zonder big bang.

Waarom bureaus vaak geen prijzen noemen.

Deels is dat begrijpelijk: zonder scope is elke prijs een gok. Maar er speelt meer. Veel bureaus werken op uurbasis, en dan is een vaste prijs vooraf commercieel onhandig, want bij een uurtarief ligt het risico van tegenvallers volledig bij jou. Daarnaast spreken bureaus je liever eerst, omdat een goed gesprek meer verkoopt dan een prijslijst. Het gevolg: je kunt vaak pas begroten na meerdere offertes en gesprekken.

Ons advies, los van met wie je in zee gaat: vraag altijd naar een vaste prijs voor een afgebakende eerste versie, en naar wat het systeem daarna per maand kost. Een partij die dat niet kan of wil geven, biedt je vooraf geen enkele zekerheid over waar je budget eindigt.

Wat je na de bouw betaalt, en wat van jou is.

Na de bouw betaal je bij ons naar gebruik, met een kostenlimiet die je zelf instelt. Geen abonnement dus. Je krijgt bovendien volledig eigendom van de code: repository, deployment-scripts en documentatie dragen we over, en onderhoud mag ook ergens anders. Je data blijft in de EU, we voldoen aan de AVG en de AI-act, en we bouwen modulair en cloud-agnostisch, zodat je nergens aan vastzit. Organisaties met een maatschappelijk doel krijgen 10% korting op het standaardtarief.

Eerst bepalen of maatwerk wel de juiste keuze is.

Eerlijk is eerlijk: maatwerk is niet altijd het goede antwoord. Past een standaardpakket voor 90% en kun je met de resterende 10% leven, dan is dat pakket vaak goedkoper. Twijfel je, bijvoorbeeld omdat je CRM net niet doet wat je wilt, lees dan eerst Je CRM past nét niet. En op onze dienstenpagina zie je wat we precies bouwen, van kleine interne tools tot AI-toepassingen.

Wil je weten wat jouw idee zou kosten? Plan dan een korte inventarisatie: een gratis gesprek van 30 minuten. Daarna krijg je van ons een rapport met advies en een vaste prijs. Dat rapport is van jou, ook als je daarna liever zelf of met een andere partij verder gaat.